EG Bolig Web

EG Bolig Web er en Internetbaseret løsning af EG Bolig primært rettet mod fjernbrugere som f.eks. varmemestre, de folkevalgte mv.
Alle modulerne er Internetbaserede og kan derfor tilgås direkte via Internettet.

Finansoplysninger

Via EG Bolig Web er det muligt, at tilgå en langt række forskellige finansudskrifter. F.eks. kan nævnes:

• Saldobalancer
• Budgetkontroller
• Budgetoversigter
• Kontoplaner
• Kontokort
• Bilagslister

Systemet leveres med foruddefinerede udskrifter, men det er let at definere sine egne lister direkte på skærmen.

Alle EG Bolig bogførte poster kan ”nedbrydes” helt fra balanceniveau ned til den enkelte transaktion. Således kan det lynhurtigt ses hvad der har været indeholdt i en given journal og ydermere, hvad der har været bogført på et givent bilag.

Alle bilag kan naturligvis periodebegrænses ligesom der via sikkerhedssystemet kan styres hvilke konti og hvilke ejendomme etc. en given bruger har adgang til.

 
Lejerkartotek

I lejerkartoteket er det muligt at se alle stamoplysninger registreret på den aktuelle lejer. Det kan f.eks. være hvad opkræves i leje, hvor meget er indbetalt i aconto ydelser, numre til vaskeri, varme etc. ligesom man kan se alle aktuelle adresseforhold mv. Naturligvis kan der også tilgås lejerkontokort mv.

Ud over tilgang til stamoplysningerne er der mulighed for at oprette beboerspecifikke dispensationer f.eks. dispensation til opførelse af udestue, sænkning af loft etc.

Lejemålskartotek

Lejemålskartoteket er fuldt integreret med lejemålskartoteket i EG Bolig.

Her kan ses alle stamoplysninger på det aktuelle lejemål, ligesom der kan oprettes og ajourføres oplysninger vedr.:

• Vedligeholdelse
• Hårde hvidevarer
• Ombygningstilladelser
• Dispensationer

Lejerlister

Lejerlister er modulet for udskrivning af alle lejer eller lejemålsrelaterede rapporter/lister.

Listerne som f.eks. beboerlister, lejerstamkort, lejeradresselister, lejemålsoversigter etc. kan selekteres og udskrives på selskabs-. afdelings-, lejemåls- og lejer niveau.

Lokaleudlejning

Lokaleudlejning er rettet mod dagsudlejning af f.eks. selskabslokaler, hotelværelser, fælleshuse etc.

Lokaler kan oprettes med standard priser for f.eks. Dagsleje, Følgepriser, Deposita, Weekendpriser, Afbestillingsgebyr etc.

Via den indbyggede kalender er det altid hurtigt og let at se, hvorvidt et lokale er ledigt for booking en bestemt dato i et bestemt tids-interval.

I forbindelse med booking genereres fik-kort for opkrævning af f.eks. depositum, leje m.v.

Efter endt udlejning registreres eventuel misligholdelse mv. hvorefter endelig afregning udfærdiges (girokort eller check). Selve lokalefaktureringen forestås dog i EG Bolig, hvor der også er mulighed for genudskrivning af udstedte fik-kort.

Der findes endvidere mulighed for aut. gentagelse af en given udlejning f.eks. booking af et mødelokale 1 gang ugentlig fra kl. 19.00 – 22.00.

Drift- og vedligeholdelse

I modulet D&V er der mulighed for at udskrive en række brugbare oplysninger i forbindelse med de løbende drifts- og vedligeholdelses-aktiviteter f.eks.:

• Mængdelister
• Tilstandsrapporter/Budgetkontrol
• Anvendelsesbudgetter
• Henlæggelsesbudgetter

Udkrifter kan selekteres på mange forskellige måder f.eks. udsøgninger på eftersynsår, afsnitsnr, fag etc.

Rekvisitioner

De udfyldte WEB-baserede rekvisitioner som f.eks. ejendomsfunktionæren eller varmemesteren udfylder kan indtastes direkte med lejemålsnummer, håndværker, arbejdsbeskrivelse, vurderet omfang m.v. Rekvisitionen kan udskrives og fremsendes til håndværkeren. Når arbejdet er udført, registreres forbrugt tid, "varer" og beløb. Der er mulighed for at oprette faste varer og arbejdsnumre med priser. Dette vil lette og rationalisere registreringen. Der kan til enhver tid udskrives en liste over udført arbejde på en afdeling eller konkret lejemål, samt over de igangværende sager.

• Mulighed for anvendelse af forskellige former for rekvisitioner:
  o Lejerrekvisitioner
  o B-ordningsrekvisitioner
  o Flytterekvisitioner
  o Driftsrekvisitioner
  
• Mulighed for styring af alt udestående arbejde på afdelinger og lejligheder idet rekvirerede arbejder medtages på budgetkontroller
• Lagerstyring 
• Fakturering 
• Værkstedssystem (Accessorisk virksom-hed)
• Mulighed for annullering af rekvisitioner
• Aut. kontrol for at minimumsoplysninger er udfyldt
• Min/Max %-afvigelser kan angives med efterfølgende kontrol ved bogf.
• Integration til D&V modulet
• Elektroniske fakturaer som er bogført på baggrund af en rekvisition kan vises direkte på selve rekvisitionen såfremt der anvendes WebFaktura.
• Håndtering af aconto-udligning af rekvisitioner

Rekvisitioner kan aut. periodiseres i forbindelse med de finansmæssige årsafslutninger.

Kreditorkartotek inkl. udskrifter

Kreditorkartoteket i EG Bolig Web er en tro kopi af EG Boligs kreditorkartotek med mulighed for registrering af en lang række stamoplysninger omkring den enkelte kreditor. F.eks.

• Adviseringstype
• Betalingstype
• Betalingsform
• Kreditorstatus
• EANnr.
• Kontonumre, giro- /FIKnr.
• Etc.

Under kreditorlister kan udskrives diverse lister/rapporter f.eks.

• Kreditorsaldolister
• Forfaldslister
• Kreditorkontokort
• Købslister
• Stamkort

Udflytningsrapport

Ved anvendelse af udflytningsrapporten har man godt styr på sine flyttesager.

Således kan man f.eks. altid se en oversigt over alle de rekvirerede arbejder, der er bestilt i forbindelse med en given flyttesag. Disse er opdelt efter Misligholdelsesrekvisitioner, ”Normalistandsættelses” rekvisitioner eller ”Afdelings andel af slid og ælde” rekvisitioner.

Flyttesager

I modulet flyttesager erhverves mulighed for at få et fuldt overblik over alle registrerede flyttesager og deres øjeblikkelige status.

Således kan man eksempelvis se hvorvidt alle rekvirerede arbejder er udført, eller om der evt. skal rykkes for fakturaer.

Der kan udsøges og laves statistik på de selvdefinerede fraflytningstyper f.eks. ”Flytning inden for samme afdeling”, ”Flytning indenfor samme selskab”, ”Sat ud”, ”Død” etc.

Endvidere kan der selekteres på f.eks. ”Opsagte flyttesager”, ”Afregnede flyttesager” eller ”Flyttesager klar til afregning” i selvvalgte sel/ afd.

Aftalekartotek

I aftalekartoteket samles alle tænkelige aftaleforhold.

Modulet kan f.eks. anvendes til at registrere leverandør aftaleforhold vedr.:

• Antenneleverandører
• Brandeftersyn
• Elevatoreftersyn
• Etc.

Hertil kommer muligheden for at registrere oplysninger vedr. ejendommens eller selskabets maskinpark, eftersyn af samme, anskaffelsespris, reparationsudgifter, næste eftersyn etc.

Endelig anvendes aftalekartoteket også til at holde styr på afdelingens eller selskabets forsikringsforhold.

Ejendomskontorkartotek

Ejendomskontorkartoteket er ejendomskontorets værktøj til at registre og vedligeholde oplys-ninger omkring f.eks.:

• Ombygningstilladelser i afdelingen eller på konkrete lejemål
• Registrering af hårde hvide varer i de enkelte lejemål
• Registrering af løbende vedligeholdelses-opgaver f.eks. rensning af afløb, eftersyn af aftræk i badeværelse etc.
• Ombygningstilladelser i lejemål eller hos den konkrete lejer. F.eks. tilladelse givet til sænkning af loft, flytning af væg etc.

Nøglekartotek

Gennem brug af nøglekartoteket er der altid styr på udlevering og aflevering nøglerne. Det kan således hurtigt og let registreres hvilke nøgler der er udleveret til en bestemt lejer på et givent tidspunkt. Der kan oprettes nøgletyper, nøglemærker og systemer efter eget valg.

Ydermere kan der registres hvilke nøgler der forefindes til et bestemt lejemål, eller hvilke nøgler som er udleveret til en bestemt kreditor.
Der kan naturligvis også udskrives nøglekort og diverse lister.

Bestyrelseskartotek

Bestyrelseskartoteket er primært stedet hvor alle de folkevalgte administreres. Dog kan der tillige oprettes udvalg efter eget ønske f.eks. legepladsudvalg, festudvalg mv.

Ud over en række stamoplysninger på hver enkelt interessent findes mulighed for at registrere oplysninger omkring f.eks.:

• Post (f.eks. medlem, formand, næst-formand etc.)
• Valgkoder (hvem interessenten er valgt af f.eks. kommunen, afdelingsbestyrel-sen, garantforsamlingen etc.)
• Hvornår vedkommende er valgt
• For hvilken periode vedkommende er valgt
• Evt. personlige suppleanter

Ved hjælp af foruddefinerede knapper, kan man lynhurtigt få et overblik over en bestyrelses øjeblikkelige sammensætning, ligesom man vha. et enkelt klik kan se den historiske eller fremtidige sammensætning (konstituering) af en bestyrelse eller et udvalg.

Medlemsudskrifter/ventelister

Ved hjælp af selvdefinerede medlemsudskrifter kan f.eks. bestyrelsen hurtigt få et indtryk af, hvor mange samt hvem der pt. er opnoteret som medlemmer i en givet selskab eller boligforening.

Ligeledes er det muligt at udskrive ”selv-definerede” ventelister eller opryknings-ventelister på baggrund af selskab, afdeling, rum og lejemålstype, ligesom der kan tages højde for f.eks. karens, fortrinsrettigheder mv.

Elektronisk fakturahåndtering (WebFaktura) *

Med elektronisk og Internetbaseret faktura-håndtering øges produktiviteten og risikoen for fejl reduceres. Eksempelvis erhverves følgende muligheder:

• Automatisk genkendelse af indscannede fakturabilag
• Bogføringsgrundlag hentes aut. såfremt der anvendes rekvisitionsstyring
• Elektronisk og Internetbaseret Workflow som styrer godkendelsesprocedurer, dvs. godkendelse kan finde sted døgnet rundt
• Automatisk bogføring af bilag
• Bogførte bilag kan til en hver tid ses på f.eks. finanskontokort, kreditorkontokort etc.
• Denne elektroniske arkivering af bilag reducerer fejlarkiveringer
• Der erhverves et godt overblik over den øjeblikkelige bilagsstatus 
• Bilag kan altid søges frem på flere forskellige måder
• Elektronisk rykning for manglende god-kendelser
• Vikar funktion ved medarbejder fravær.
  

*)  Tillægsmodul til EG Bolig Web som skal tilkøbes separat.